يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص:
الاجابة هي: متشابهة
يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص متشابهة. يتطلب تصنيف الوثائق والمستندات نظامًا منطقيًا يعتمد على الموضوعية والتسهيل في الوصول إلى المستند المطلوب.
يوفر التصنيف الموضوعي القدرة على وضع المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين في ملف واحد، مما يجعل الوصول إلى المعلومات أسهل وأكثر فعالية. يستخدم هذا النوع من التصنيف في تنظيم الوثائق ذات العلاقة المشتركة، مثل الوثائق المتعلقة بمشروع معين أو قسم معين في المؤسسة.
ومن المميزات الرئيسية للتصنيف الموضوعي سهولة البحث والوصول إلى المستندات المرتبطة بموضوع معين، مما يوفر الوقت والجهد في إدارة الوثائق. كما يمكن استخدام الجداول في تنظيم البيانات والمعلومات المتعلقة بكل ملف موضوعي، مما يسهل قراءتها وفهمها.
علاوة على ذلك، يعتبر التصنيف الموضوعي أحد الجوانب المهمة في عملية إثبات الحقوق والالتزامات. حيث يمكن استعراض وتحليل المستندات المختلفة ضمن ملف واحد لتحديد الحقائق وتوثيقها.
لذلك، يتطلب تصنيف الوثائق والمستندات والملفات تطوير نظام فعال يتضمن توصيفًا دقيقًا وتقسيمًا منطقيًا للمعلومات. كما يمكن استخدام الجداول والروابط الخارجية كوسائل لتنظيم البيانات وتسهيل الوصول إليها.
يرتكز نظام تصنيف الوثائق على تحديد فترة الحفظ اللازمة لكل مستند أو ملف، بناءً على أهميته وقيمته القانونية أو التاريخية. ويمكن تطبيق تصنيفات Microsoft Purview على المصادر المنظمة مثل قواعد البيانات وأنواع الملفات المنظمة.
باختصار، تصنيف الوثائق والمستندات والملفات يعد جوهريًا في تنظيمها وإدارتها بشكل فعال، مما يسهم في تحسين الوصول إلى المعلومات وتنظيمها بطريقة تعزز الإنتاجية والكفاءة في العمل.
